Chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

1. Cơ sở thực hiện quy trình chỉnh lý

Công ty TNHH Dịch vụ và lưu trữ văn thư Việt Nam thực hiện Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo quy định tại Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 và Công văn Số 283/VTLTNN ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

2. Các phương án phân loại

Phương án Cơ cấu tổ chức – Thời gian: thường áp dụng cho những Phông có cơ cấu tổ chức rõ ràng, ổn định; chức năng, nhiệm vụ của từng cơ cấu cụ thể, không chồng chéo.

Phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức: thường áp dụng cho những Phông có cơ cấu tổ chức không ổn định.

Phương án Mặt hoạt động – Thời gian và Thời gian – Mặt hoạt động: thường áp dụng để phân loại tài liệu của các phông mà đơn vị hình thành phông không có cơ cấu tổ chức hoặc cơ cấu tổ chức luôn thay đổi; chức năng nhiệm vụ của từng cơ cấu không rõ ràng hoặc không có điều kiện để nghiên cứu lịch sử tổ chức của đơn vị hình thành phông.

Phương án Vấn đề – Thời gian và Thời gian – Vấn đề: áp dụng đối với phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ và các sưu tập tài liệu lưu trữ.

3. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Bước 1. Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu

Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m)

Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu

Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ. Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa lập hồ sơ (tài liệu rời lẻ)

Bước 7. Biên mục phiếu tin (các trường 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 , 8, 9, 11, 13, 14)

Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin

Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại

Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin

Bước 11. Biên mục hồ sơ

a/ Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền vào trường 10 của phiếu tin

b/ Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn

c/ Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc

Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ

Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ

Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

Bước 16. Viết và dán nhãn hộp (cặp)

Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá

Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập Biên bản giao, nhận tài liệu

Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu

Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin

Bước 21. Lập mục lục hồ sơ

a/ Viết lời nói đầu

b/ Lập bảng tra cứu bổ trợ

c/ Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)

d/ Đóng quyển mục lục (03 bộ)

Bước 22. Xử lý tài liệu loại

a/ Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại

b/ Viết thuyết minh tài liệu loại

Bước 23. Kết thúc chỉnh lý

a/ Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông

b/ Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

4. Phương thức thực hiện

Công ty TNHH Dịch vụ và lưu trữ văn thư Việt Nam phối hợp thực hiện dịch vụ theo từng nội dung, phù hợp dự toán cho hoạt động lưu trữ (theo Điều 39 – Luật Lưu trữ) trên cơ sở thống nhất về kinh phí (do đơn vị đề xuất), đảm bảo chất lượng dịch vụ với các phương thức sau:

* Phương thức cùng thực hiện: Đối với phương thức này, chủ đầu tư và Công ty cùng thống nhất triển khai kế hoạch thực hiện các hoạt động dịch vụ, Công ty sẽ đứng ra ký hợp đồng dịch vụ từng phần và cùng phối hợp với đơn vị tổ chức triển khai các nội dung dịch vụ.

* Phương thức dịch vụ trọn gói: Đối với phương thức này, đơn vị là cơ quan chủ trì (chủ đầu tư), Công ty trực tiếp tiếp nhận dịch vụ thông qua đấu thầu, chỉ định thầu hoặc thông qua hợp đồng dịch vụ giữa đơn vị và Công ty.

5. Kinh phí thực hiện

Tính theo đơn giá quy định tại: Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ về định mức kinh tế – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu

Sự thỏa thuận giữa chủ đầu tư với Công ty.

 

 

6. Liên hệ

Công ty TNHH Dịch vụ và lưu trữ văn thư Việt Nam

Địa chỉ: Số 99 đường Võ Chí Công, phường Xuân La, quận Tây Hồ, Hà Nội

Điện thoại: 04.6259.8106 – 0967.555.418

Mail: vtltvn@gmail.com | Web: luutruviet.com.vn

Bài viết liên quan