MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ NHỮNG THÔNG TIN VỀ CHÚNG

Phương pháp luận Mác-xit Lê-nin-nit có ý nghĩa làm nền tảng phát triển các khoa học và các bộ môn khoa học, trong đó có lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ. Lưu trữ học Xô viết trước đây và Liên bang Nga ngày nay công khai phục vụ lợi ích quần chúng lao động, phục vụ sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội. Dựa vào chủ nghĩa duy vật biện chứng và lịch sử, các nhà lưu trữ học xô viết đang nghiên cứu sâu sắc các nguồn văn kiện với mục đích tổ chức khoa học và giới thiệu nội dung và thành phần của chúng để sử dụng toàn diện và hiệu quả.

Trong phần này, chúng tôi sẽ xem xét tới một số khái niệm của học thuyết nhận thức luận dùng cho việc phân loại những thông tin về những tài liệu đó. Trình độ phát triển của việc phân loại những đối tượng nào đó - đấy chính là một chỉ tiêu về sự phát triển của khoa học hoặc bộ môn khoa học nghiên cứu những đối tượng đó. Các tổ hợp văn kiện (đơn vị bảo quản và các nhóm của văn kiện trong phạm vi các phông lưu trữ, các bộ sưu tập) được tổ chức trong thành phần của các phông lưu trữ của Liên bang Nga có tính đến các nguyên tắc và các đặc trưng của phân loại khoa học tài liệu. Ngoài ra, trong các viện lưu trữ Liên bang Nga có tiến hành phân loại khoa học những thông tin về tài liệu. Trong thời kỳ phát triển nhânh chóng của khoa học và kỹ thuật, ý nghĩa của vấn đề tra tìm thông tin chính trong tài liệu lưu trữ.

Hiệu quả của việc tra tìm đó phục thuộc rất nhiều vào chất lượng của việc tiến hành phân loại tài liệu lưu trữ và những thông tin về chúng.

Các nhà lưu trữ Liên bang Nga, dựa vào chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử đã nghiên cứu về lý luận phân loại áp dụng đối với tài liệu văn kiện. Nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ - một nguyên tắc chính của việc tổ chức phông lưu trữ Nhà nước Liên bang Nga – là nguyên tắc bắt nguồn từ sự hiện diện của các mối liên hệ lịch sử và lôgic chặt chẽ, tồn tại giữa các tài liệu của mỗi phông. 

Việc đề ra lý luận phân loại khoa học tài liệu lưu trữ và phân loại các thông tin về tài liệu trên cơ sở phương pháp luận macxit lêninit được thể hiện trong hàng loạt các công trình nghiên cứu của các nhà lưu trữ học xô viết. Cần nhấn mạnh về các công trình của N. A. Fomin, K. G. Michaiep, K. J. Ruđenxơn. N. A. Fomin chỉ rõ ý nghĩa to lớn của các nguyên lý cơ bản của phép biện chứng Mac-lênin đối với việc tiến hành phân loại tài liệu lưu trữ. N. A. Fomin đã chú ý nhiều tới quan điểm lịch sử đối với tài liệu lưu trữ.

K. G. Michaiep chú ý tới “tất cả các dạng công việc cơ bản của công tác lưu trữ (thu thập, đánh giá,...) và tổ chức tài liệu trong lưu trữ (lập các công cụ tra cứu, sử dụng tài liệu) bằng cách này hay cách khác đều liên quan tới phân loại bản thân tài liệu hoặc phân loại các số liệu về chúng. K. G. Michaiep đã định nghĩa phân loại như là một phương pháp nghiên cứu tài liệu, đồng thời khẳng định phương pháp đó nằm trong mối liên hệ khăng khít (trong thể thống nhất biện chứng) với những nguyên tắc nhận thức khác (phân tích và tổng hợp, diễn dịch và quy nạp. K. G. Michaiep đã làm rất nhiều để luận chứng cho nguyên tắc lịch sử và tính cách là cơ sở của việc phân loại tài liệu và cấc số liệu về chúng, đồng thời nhận xét rằng sự thống nhất không thể tách rời giữa quan điểm lịch sử và logic khi tiến hành các quá trình phân loại. Trong các công trình của K. J. Ruđen xơn, vấn đề phân loại các thông tin về tài liệu được nghiên cứu. Những công trình cơ bản của K. J. Ruđen xơn dành cho việc nghiên cứu các bộ thẻ như là một kiểu đặc biệt trong hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ, dành cho việc xác định các dạng, các bộ thẻ và xây dựng các khung phân loại cho các bộ thẻ đó. Trong những năm gần đây, lý luận phân loại thông tin tài liệu văn kiện ở Liên Xô đã được phát triển đáng kể. Với khái niệm rộng này, người ta hiểu rằng không chỉ là phân loại riêng bản thân các tài liệu mà là phân loại thông tin chứa trong tài liệu tức là phân loại thông tin văn kiện - một sự giải thích phân loại thông tin văn kiện như vậy được nêu ra xuất phát từ quan điểm dịch vụ thông tin. Do đó, tài liệu lưu trữ là những nguồn thông tin cấp I, còn những thông báo khác nhau chứa trong các công cụ tra cứu và trong các tài liệu thông tin là thông tin cấp II.

Khi xem xét những vấn đề thông tin văn kiện theo tài liệu của phông lưu trữ nhà nước Liên Xô, K. J. Ruđen xơn nhấn mạnh ý nghĩa to lớn mang tính chất khoa học và thực tiễn của việc phân loại này từ góc độ những nhiệm vụ hiện nay trong việc cải tiến hoạt động thông tin khoa học và trong nền kinh tế quốc dân. Bà đã nêu ý kiến cho rằng trong các viện lưu trữ chúng ta tiếp tục với hai hệ thống riêng biệt: phân loại tài liệu với mục đích bảo quản chúng và phân loại các thông tin từ tài liệu với mục đích tra tìm thông tin(hệ thống thứ hai này đã được thể hiện trong “khung phân loại thống nhất” được thực hiện chủ yếu trong các bộ thẻ tài liệu văn kiện cũng như khi áp dụng vào tra tìm tin tự động). 

Liên quan đến điều này, cũng cần phải nhấn mạnh rằng: phân loại tài liệu và phân loại thông tin về chúng là những quá trình liên quan lẫn nhau, hoàn toàn phụ thuộc vào mục đích bằng sử dụng tài liệu. Khi giải quyết các vấn đề phân loại tài liệu một cách thực tế, chúng ta đồng thời tiếp nhận được những số liệu về những tài liệu đó. Trong cách tra cứu cổ truyền như mục lục tài liệu của một phông lưu trữ, phương án hệ thống hóa tài liệu trùng hộp hoàn toàn với sơ đồ tổ chức những số liệu về chúng. Song trong các sách tra cứu khác, sự trùng hợp như vậy chỉ có thể là từng phần hoặc hoàn toàn không có. Ví dụ, sách hướng dẫn ở hàng loạt các trường hợp chứa thông tin về tài liệu và thông tin đó được xây dựng tương ứng với việc tổ chức tài liệu lưu trữ theo các khối phông nhất định, theo các phông lưu trữ (tuy nhiên trong từng phông hay phông nọ, việc giới thiệu các thông tin về tài liệu thường có khác với việc tổ chức thực tế các tài liệu đó). Trong các sách hướng dẫn, các sơ yếu, các bộ thẻ, các thông tin về một số văn kiện có thể giới thiệu đúng với các tổ chức bản thân tài liệu theo đơn vị bảo quản với các nhóm đơn vị bảo quản. Đồng thời, cũng cần nhấn mạnh rằng, các nhà lưu trữ luôn luôn phân biệt việc phân loại tài liệu và phân loại thông tin về chúng bởi vì những khung phân loại này khác nhau rất đáng kể bởi những đối tượng phân loại khác nhau.

Nói tóm lại, những khái niệm của lý luận nhận thức Mácxit Lêninit trang bị cho các nhà lưu trữ học xô viết những phương pháp khoa học trong việc giải quyết các vấn đề phân loại.

Trong lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ đang nghiên cứu thành công các vấn đề như: xác định các đặc trưng phân loại tài liệu trong phạm vi các phông lưu trữ nhà nước Liên bang Nga. Nói chung luận chứng cho nguyên tắc sự thống nhất và không phân tán phông lưu trữ, xây dựng các phương án hệ thống hóa để tổ chức tài liệu trong phạm vi các phông lưu trữ vào khung phân loại để tổ chức các số liệu “thông tin” và các tài liệu trong các sách tra cứu lưu trữ,... Lưu trữ học Liên Xô đã đạt được những thành công vĩ đại trong việc thiết lập mạng lưới các viện lưu trữ nhà nước và xây dựng một hệ thống công cụ tra cứu cho tài liệu lưu trữ.

TS. Nguyễn Lệ Nhung