Tiêu chuẩn ngành lưu trữ Bìa hồ sơ (TCN01:1992)

Quyết định số: 42/QĐ-KHKT ngày 08 tháng 06 năm 1992 của Cục Lưu trữ nhà nước ban hành Tiêu chuẩn cấp ngành "Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước"                               

CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

------------------

Số: 42/QĐ-KHKT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

---------------------

Hà Nội, ngày 8 tháng 6 năm 1992

QUYẾT ĐỊNH CỦA CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Ban hành Tiêu chuẩn cấp ngành

"Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước "

 

CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

 

- Căn cứ Nghị định số 34-HĐBT ngày 01-3-1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước; - Căn cứ Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định số 142-CP ngày 28-9-1963 của Hội đồng Chính phủ;

- Căn cứ Điều lệ công tác tiêu chuẩn hóa, ban hành kèm theo Nghị định số 141-HĐBT ngày 24-8-1992 của Hội đồng Bộ trưởng;

- Xét đề nghị của Giám đốc Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ, Trưởng Phòng Nghiệp vụ văn thư, Trưởng Phòng Nghiệp vụ lưu trữ.

 

QUYẾT ĐỊNH:

 

Điều 1: Ban hành kèm theo quyết định này Tiêu chuẩn cấp ngành "Mẫu trình baỳ bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước " (TCN 2-1992).

Điều 2: Kể từ ngày có quyết định này, các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và đoàn thể quần chúng thống nhất in, sử dụng bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước theo Tiêu chuẩn TCN 2-1992.

Điều 3: Các ông Giám đốc Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ, Trưởng Phòng Nghiệp vụ văn thư, Trưởng Phòng Nghiệp vụ lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi , đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện quyết định này.

 

K/T CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

 

PHÓ CỤC TRƯỞNG

 

Đã ký: Dương Văn Khảm

 

 

TIÊU CHUẨN NGÀNH TCN 2-1992

 

MẪU TRÌNH BÀY BÌA HỒ SƠ TÀI LIỆU QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

 

1. Tiêu chuẩn này áp dụng đối với các bìa hồ sơ tài liệu sản sinh trong các cơ quan Đảng, Nhà nước, các đoàn thể quần chúng và các lưu trữ trên pham vi toàn quốc.

2. Bìa hồ sơ được làm bằng loại giấy bìa màu sáng, cứng, dai, nhẵn và không nhòe mực (giấy vẽ Việt Trì 120mg/m2 hoặc tương đương).

3. Bìa hồ sơ có kích thước 320mm x 500mm

4. Các thành phần trên bìa hồ sơ được trình bày như sau:

4.1. Trang 1:

4.1.1. Bìa được gấp đôi, hai nửa bằng nhau. Đường viền ở trang 1 để lề cả 4 chiều: trái 40mm, phải 20mm, trên 30 mm, dưới 24mm.

4.1.2. Tên cơ quan: Cách đường viền phía trên 20mm, cách đường viền trái 50mm, có dòng kẻ chấm cách đường viền phải 30mm.

Đơn vị tổ chức :Cách dòng tên cơ quan 10mm, hai chữ "T" và "Đ" đầu thẳng hàng dọc và có dòng kẻ chấm dài bằng dòng kẻ chấm ở trên. Kiểu chữ Ơrốp 1/2 đen 14 đứng thường.

4.1.3. Chữ "HỒ SƠ" cách đường viền phía trên 90mm, cân cả hai phía phải và trái. Dưới chữ hồ sơ là 4 dòng kẻ chấm, mỗi dòng dài 110mm cân cả hai phía phải và trái. Dòng nọ cách dòng kia 10mm.

Kiểu chữ :Sen nửa đậm rộng đứng S-3-7-0 - 30/36 thân 30/36.

4.1.4. Dưới 4 dòng kẻ chấm, có dòng chữ (Từ ngày... đến ngày...) cách dòng kẻ chấm 10mm, kiểu chữ Ơrốp 1/2 đen đứng thường. Dưới dòng (Từ ngày... đến ngày...) 10mm là chữ "... tờ" cân giữa trang.

4.1.5. Phía dưới, cách đường viền dưới lên 20 mm, cách đường viền trái 20mm là 3 dòng chữ.

Phông số...

Mục lục số...

Hồ sơ số...

Dòng nọ cách dòng kia 10mm. Kiểu chữ Sen ngả S-1-12 thân 12.

4.1.6. Dòng "Thời hạn bảo quản" cách đường viền bên phải 20mm, cách đường viền phía dưới 30mm kể từ dòng gạch chấm. Kiểu chữ Sen ngả S-1-12 thân 12.

4.2. Trang 2:

4.2.1. Phía trên, cách mép bìa phía trên 20mm, cân giữa là dòng chữ : "MỤC LỤC VĂN BẢN". Kiểu chữ Sen nửa đậm ngả S-3-1-30, 30/36 thân 30/36.

4.2.2. Phía dưới dòng chữ "Mục lục văn bản" là bảng thống kê văn bản gồm 7 cột. Kiểu chữ trong các cột đều là Ơrốp 1/2 đen 10 đứng thường. Kích thước các cột như sau:

4.2.2.1. Số thứ tự có chiều rộng 10mm.

4.2.2.2. Số, ký hiệu văn bản có chiều rộng 20mm.

4.2.2.3. Ngày tháng, rộng 30mm.

4.2.2.4. Tác giả, rộng 30mm.

4.2.2.5. Trích yếu nội dung, rộng 95 mm.

4.2.2.6. Tờ số, rộng 10mm.

4.2.2.7. Ghi chú, rộng 20mm

4.3. Trang 3:

4.3.1. Đường viền cách mép phải 20mm, mép trên 20mm, đường gấp giữa 25mm, mép dưới 40mm. Dòng kẻ cách nhau 10mm.

4.3.2. Các cột mục có kích cỡ và kiểu chữ như ở trang 2.

4.3.3. Cuối trang 3 có dòng chữ: ngày... tháng... năm... và người lập. Nội dung này viết cách mép dưới 20mm, cách mép phải 40mm. Kiểu chữ Ơrốp đen 10 đứng thường.

Mẫu trang 1

 

Tên cơ quan:...

Đơn vị tổ chức:...

 

 

 

HỒ SƠ

(Từ ngày... đến ngày...)

 ... tờ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Phông số: ... Thời hạn bảo quản

Mục lục số: ... ...............................

Hồ sơ số: ...

  

 

 

Mẫu trang 2

MỤC LỤC VĂN BẢN

Số

TT

Số, ký hiệu văn bản

Ngày tháng VB

Tác giả văn bản

Trích yếu nội dung văn bản

Tờ số

Ghi chú

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 Bìa hồ sơơơơ được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.

     c) Viết chứng từ kết thúc:

     Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng) và đặc điểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 Bìa hồ sơơơơ được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.

     Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên).

     d) Viết bìa hồ sơ:

     Căn cứ phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ được in sẵn theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 Bìa hồ sơơơơ được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý:

     - Tên phông là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Đối với những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản, có chức năng, nhiệm vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiện để lập phông mới) thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông;

     - Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả; chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;

     - Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.